Las 11 obligaciones de un emprendedor.

Conocer las obligaciones legales que lo acompañaran durante su actividad comercial y empresarial, le permitirá tomar mejores decisiones en su negocio, y así, prevenir problemas jurídicos que lo detengan en su crecimiento.

Este post contiene las 11 obligaciones de un emprendedor con el objetivo de enumerar las obligaciones básicas que toda persona que decida incursionar en el comercio debe tener en cuenta.

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Si en la actualidad usted tiene un granero, farmacia, tienda, microempresa, empresa familiar, y en general, un establecimiento de comercio, o esta dentro de sus nuevos proyectos abrir uno dentro de poco, es necesario que tenga en cuenta las 11 obligaciones principales a las cuales debe responder para prevenir problemas jurídicos con alguna autoridad administrativa, policiva o judicial que le haga perder todo su esfuerzo y trabajo.

Las 11 obligaciones que usted debe cumplir, son:

1. INSCRIPCIÓN EN EL RUT

El Registro Único Tributario, RUT, es el mecanismo idóneo para que usted y las personas con las que esta estableciendo relaciones comerciales se avalen e identifiquen, a su vez, es el instrumento de individualización ante los entes estatales de supervisión y control.

La inscripción en el Registro Único Tributario, deberá realizarse previo al inicio de la actividad económica ante la DIAN; de no hacerlo, usted podrá ser objeto de un proceso administrativo donde puede ser sancionado con “clausura del establecimiento”, “multa”, entre otros.

2. REGISTRO MERCANTIL.

El Registro Mercantil es el acto que le permite ejercer cualquier actividad comercial y acreditar públicamente su calidad de comerciante; podrá solicitarse en cualquier tiempo; pero los actos y documentos sujetos a registro producirán efectos frente a terceros solo a partir de la fecha de su inscripción.
Están obligados a matricularse en el Registro Mercantil ante las Cámaras de Comercio las personas naturales, sociedades comerciales y civiles, empresas unipersonales, establecimientos de comercio, sucursales o agencias, sucursales de sociedades extranjeras y empresas asociativas de trabajo, que ejerzan actividades comerciales.

3. PAGO DE INDUSTRIA Y COMERCIO.

El hecho generador del impuesto de Industria y Comercio es la realización o el ejercicio de actividades comerciales, industriales o de servicios al interior de un Municipio; la base gravable impositiva (la suma a la que se le aplica efectivamente el impuesto) es el promedio mensual de ingresos brutos del año inmediatamente anterior, obtenidos por las personas o sociedades objeto de este impuesto y el monto varía según el Municipio donde se establezcan las actividades comerciales.

4. DECLARAR RENTA.

Es el acto por medio del cual se declara el impuesto a la renta, el cual debe pagarse cada año sobre el cierre financiero al 31 de Diciembre del año anterior y recae sobre los ingresos de las personas o de las empresas; se debe relacionar en ella el valor los bienes y deudas, los ingresos que se hubieren obtenido de cualquier fuente (salarios, intereses, herencias) y algunos gastos que están permitidos por la Ley.

5. FACTURAR.

En este punto debemos detenernos por un momento ya que es necesario hacer varias aclaraciones que serán fundamentales para que usted determine su obligación real.

La obligación de facturar, es uno de los deberes formales de todo comerciante; el Estatuto Tributario establece todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.

A su vez, existen dos clases de categorías y dependiendo a cual usted pertenezca, cambiaran sustancialmente sus obligaciones; el grupo de personas del Régimen común y del Régimen simplificado.

Es necesario expresar que los dos son responsables del impuesto a las ventas, es decir, ambos venden productos gravados con I.V.A. y prestan servicios gravados con I.V.A.

Una persona natural puede ser régimen común o régimen simplificado, según supere o no los topes en los ingresos y algunos otros requisitos, pero las personas jurídicas solo pueden ser régimen común.

El régimen común está obligado a facturar, a cobrar I.V.A. a declarar renta y a llevar contabilidad, por lo tanto deberá solicitar ante la DIAN la resolución de facturación, y ésta expedirá dicha resolución en donde se indique la numeración autorizada; por el contrario, las personas que pertenezcan al régimen simplificado no está obligado a ninguna de las obligaciones descritas anteriormente.

6. LLEVAR CONTABILIDAD.

La legislación Colombiana, específicamente el Código de Comercio establece la obligación que todos los comerciantes deben llevar contabilidad, por lo tanto, es preciso determinar quien es comerciante ante el ordenamiento jurídico Colombiano.

Comerciantes en Colombia es, aquella Persona natural o Persona jurídica que voluntariamente, y de forma regular y profesionalmente, desarrolla uno o varios actos jurídicos considerados como mercantiles por la ley.

Es necesario resaltar también, que toda persona que pertenezca al Régimen común, está obligado a llevar contabilidad; desde el punto de vista tributario, las personas que pertenecen al Régimen simplificado, no están obligadas a llevar contabilidad aunque sean comerciantes, pero desde el punto de vista comercial, el Código de Comercio le impone  la obligación de llevar contabilidad.

Estos serán los actos que el Código de Comercio consagra como mercantiles:

  1. La adquisición de bienes a título oneroso con destino a enajenarlos en igual forma, y la enajenación de los mismos;
  2. La adquisición a título oneroso de bienes muebles con destino a arrendarlos; el arrendamiento de los mismos; el arrendamiento de todo clase de bienes para subarrendarlos, y el subarrendamiento de los mismos.
  3. El recibo de dinero en mutuo a interés, con garantía o sin ella, para darlo en préstamo, y los préstamos subsiguientes, así como dar habitualmente dinero en mutuo a interés.
  4. La adquisición o enajenación, a título oneroso, de establecimientos de comercio, y la prenda, arrendamiento, administración y demás operaciones análogas relacionadas con los mismos.
  5. La intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los actos de administración de las mismas o la negociación a título oneroso de las partes de interés, cuotas o acciones.
  6. El giro, otorgamiento, aceptación, garantía o negociación de títulos-valores, así como la compra para reventa, permuta, etc., de los mismos.
  7. Las operaciones bancarias, de bolsas, o de martillo.
  8. El corretaje, las agencias de negocios y la representación de firmas nacionales o extranjeras;
  9. La explotación o prestación de servicios de puertos, muelles, puentes, vías y campos de aterrizaje;
  10. Las empresas de seguros y la actividad aseguradora;
  11. Las empresas de transporte de personas o de cosas, a título oneroso, cualesquiera que fueren la vía y el medio utilizados;
  12. Las empresas de fabricación, transformación, manufactura y circulación de bienes;
  13. Las empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros, espectáculos públicos y expendio de toda clase de bienes;
  14. Las empresas editoriales, litográficas, fotográficas, informativas o de propaganda y las demás destinadas a la prestación de servicios;
  15. Las empresas de obras o construcciones, reparaciones, montajes, instalaciones y ornamentaciones;
  16. Las empresas para el aprovechamiento o explotación mercantil de las fuerzas o recursos de la naturaleza;
  17. Las empresas promotoras de negocios y las de compra, venta, administración, custodia o circulación de toda clase de bienes;
  18. Las empresas de construcción, reparación, compra y venta de vehículos para el trasporte por tierra, agua y aire, y sus accesorios, y
  19. Los demás actos y contratos regulados por la ley mercantil.

7. INSCRIBIRSE EN EL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL.

Cuando se pretende contratar trabajadores por primera vez, toda persona debe inscribirse en el Sistema de la Seguridad Social con el objetivo de formalizar la contratación laboral conforme a las normas establecidas en la legislación colombiana; lo recomendable es que el registro se realice antes de requerir contratar los servicios de un trabajador.

8. CONTRATAR DEBIDAMENTE A LOS TRABAJADORES.

Es una parte estructural dentro de las actividades comerciales de un empresario, determinar cuál va a ser la política laboral a adoptar según las etapas empresariales a enfrentar (Creación, Expansión y Consolidación), esto marcará la diferencia en el paso del “Valle de la Muerte” donde, si no se actúa apropiadamente, las empresas quiebran y cierran. (En Colombia, el 70% de los emprendimientos se quedan en el “Valle de la Muerte”, Confecámaras 2015).

Casi que en la totalidad de los casos, la adopción de la mejor política laboral no dependerá necesariamente de lo establecido en la legislación laboral Colombiana, dependerá de un análisis de las proyecciones financieras del negocio que den la posibilidad de mezclar diferentes formas de contratación al servicio del empresario.
El punto medio, al que se debe aspirar llegar en el establecimiento de la política laboral, es no ir en contra de los derechos de los trabajadores pero siempre buscando la flexibilidad requerida por el emprendedor para conservar la elasticidad requerida al interior de los mercados.

“¿Qué tipo de contrato tiene con el trabajador?
– Ninguno, No hemos firmado contrato”

¡CUIDADO! En Colombia, el Contrato Laboral a término indefinido puede ser pactado de forma verbal, por lo tanto, ese trabajador con el que usted dice no tener ninguna relación laboral por no haber firmado un contrato, con el solo hecho de prestarle personalmente ese servicio, tener una continúa subordinación con usted y un salario, se presume que existe una relación laboral, específicamente un contrato a termino indefinido.

“¿Tiene afiliados a los trabajadores a Seguridad Social?
Claro que si, les pago Seguridad por el mínimo pero se ganan Un Millón”

¡ATENCIÓN!
Si necesita correr este riesgo para que su actividad empresarial no desaparezca del mercado, Hágalo! Pero debe entender que es una obligación aportar a la Seguridad Social por la totalidad del salario del trabajador, de no hacerlo podrá ser demandado, y salvo, que el beneficio económico sea muchísimo mayor al costo de una demanda y todo lo que eso representa, usted estará siendo su propio “Valle de la Muerte”.

9. CUMPLIMIENTO DE LA LEY 232 DE 1995 y LEY 1801 DE 2016 (Código Nacional de Policía y Convivencia).

Es el fundamento normativo del que se deriva la regulación de los establecimientos de comercio en Colombia, por lo tanto, usted deberá tenerlos en cuenta a la hora de abrir un establecimiento de comercio.

El Uso del Suelo.  Cada Municipio tiene la autonomía para establecer el ordenamiento de su territorio y autorizar o prohibir ciertas actividades comerciales en determinados territorios.

Para determinar si la actividad que usted ejerce en la actualidad o tiene pensado establecer, está permitida o no, lo mejor es dirigirse a la curaduría más cercana del Municipio donde funcionaria su establecimiento de Comercio y solicitar el concepto físico sobre la actividad que se pretende realizar en la dirección exacta donde quedara establecida su actividad, en este caso, la Curaduría le informara si dicha actividad está permitida o prohibida.

Si usted ya se encuentra funcionando y aun no cuenta con el Uso del Suelo, diríjase a la Curaduría, ya que es requisito tener el certificado físico con la autorización del funcionario competente, no basta con saber que si se permite su operación; si su actividad no estuviera permitida tenga en cuenta que la sanción para esta conducta es cierre definitivo de su establecimiento de comercio.

Optimas condiciones sanitarias. La autoridad encargada de velar por el cumplimiento de la normatividad de salud al interior de cada Municipio será la Secretaria de Salud Municipal, ésta podrá, en cualquier momento, visitar su establecimiento de comercio y determinar si usted cumple con las condiciones mínimas de funcionamiento.

Si cumple con las condiciones óptimas de salubridad, el funcionario le pondrá un sello visible con el concepto favorable o si tiene alguna falla, el establecimiento de comercio quedara condicionado y se le otorgara un plazo para el cumplimiento de las observaciones.

El no cumplimiento de las condiciones sanitarias, le generara la suspensión de las actividades comerciales desarrolladas en el establecimiento, hasta de 2 meses o el cierre del establecimiento según el caso.

SAYCO Y ACINPRO. Para aquellos establecimientos donde se ejecuten públicamente obras musicales causante de pago por derechos de autor, se les exigirá los comprobantes de pago expedidos por la autoridad legalmente reconocida.

El pago de SAYCO y ACINPRO se liquida anualmente, deberá contactar la entidad para que, normalmente a principio del año, le haga llegar su liquidación y así proceder al cumplimiento de esta obligación.

Si en su establecimiento no se ejecutan públicamente obras musicales, estará exento del pago del impuesto de derechos de autor.

Matricula Mercantil vigente. La matricula Mercantil deberá mantenerla vigente en el establecimiento de comercio, recuerde que la expide la Cámara de Comercio de la respectiva jurisdicción donde se encuentra su negocio y pierde vigencia el documento cada 3 meses.

Comunicación de la apertura al comandante de estación o subestación de Policía del lugar donde funciona el establecimiento. Usted deberá informar mediante un comunicado al respectivo comandante de estación o subestación de Policía del lugar donde se encuentra ubicado su establecimiento de comercio, la apertura del establecimiento.

Certificado de Bomberos. A los establecimientos de comercio no se les puede exigir para su apertura y funcionamiento requisitos diferentes a los previstos en la Ley 232 de 1995, la cual no consagró la exigencia del concepto técnico del cuerpo de bomberos del Municipio donde esté ubicado el establecimiento, sin embargo,  el nuevo código de Policía (Ley 1801 de 2016) en su artículo 30, establece que el Alcalde reglamentará en su jurisdicción los requisitos para la prevención y atención a incendios, y en esta reglamentación, los establecimientos de comercio están llamados al cumplimiento de las normas de seguridad y protección contra incendios.

Evítese problemas con las autoridades policivas de su Municipio y contacte el cuerpo de bomberos de su jurisdicción, programe visita preventiva para que le indiquen las normas básicas de seguridad y protección que debe cumplir, no solo para prevenir contratiempos con las autoridades, sino para que el día que suceda algún incidente, sea la vida de sus clientes la que prime.

Otros requisitos. Además de los anteriores requisitos, usted no podrá sobrepasar los topes de intensidad auditiva permitidos según su ubicación; horario de apertura y cierre que los regula el alcalde Municipal mediante Decreto.

10. REGISTRO NACIONAL DE TURISMO.

Este requisito, solo será necesario para las personas que se dediquen o tengan pensando abrir un establecimiento de comercio con el objetivo de prestar servicios turísticos en Colombia, por ejemplo para hoteles, centros vacacionales, campamentos, viviendas turísticas, agencias de viajes y turismo, oficinas de representaciones turísticas, arrendadores de vehículos para turismo nacional e internacional, establecimientos de gastronomía y bares, cuyos ingresos operacionales netos sean superiores a los 500 salarios mínimos legales mensuales vigentes, entre otros.

Este registro es obligatorio para su funcionamiento y debe actualizarse anualmente.

11. DECLARACION Y PAGO DEL IMPUESTO CREE.

El C.R.E.E que el Gobierno Nacional creó para garantizar programas sociales como el SENA el ICBF y el sistema de salud; con este pago los empresarios colaboran con el financiamiento de la salud y educación de los colombianos, así como el bienestar los niños en el ICBF.

Las empresas que son responsables del impuesto a la renta lo son también del CREE, es decir, los sujetos que deben declarar y pagarlo son las Sociedades, personas jurídicas, sociedades y entidades extranjeras por sus ingresos de fuente nacional y están exentos del pago, entre otros, las personas naturales, entidades sin ánimo de lucro, sociedades declaradas como zona franca al 31 de diciembre de 2012 o que hubiere radicado solicitud hasta esa misma fecha, usuario de zona franca y que se encuentre sujeta a la tarifa especial del impuesto sobre la renta.

 Esperamos que te haya resultado útil este post.

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